Home

Схема 2. Сертифікація партії продукції

 

Етапи Процес СП Оформлення результатів Вимоги  ДСТУ EN ISO/IEC 17065
1 Розгляд попереднього запиту Процес прийняття заявки та підготовки до оцінки
 		 СП-03.01   7.1.1 Орган з сертифікації може застосовувати одну або більшу кількість схем сертифікації, що охоплюють его сертифікаційну діяльність.
7.1.2 Вимоги, на відповідність до яких оцінюється продукція клієнта, повинні бути встановлені в конкретних стандартах та інших нормативних документах.
7.1.3 Якщо потрібні пояснення щодо застосування документів для конкретної схеми сертифікації, вони повинні бути сформульовані відповідними неупередженими особами або комітетами, які мають необхідну технічну компетентність, і орган з сертифікації повинен надавати их на вимогу.
2.Прийняття заявки та укладання договору    
2.1 Укладання договору     
2.2 Прийняття заявки Додаток В  
3 Розгляд заявки та видання Наказу    
3.1 Розгляд заявки Ф-03.01.02
Додаток Г 
 		 При отриманні заявки орган з сертифікації повинен отримати всю необхідну інформацію, щоб здійснити процес сертифікації згідно з відповідною схемою сертифікації.
3.2 Видання Наказу про призначення групи аудиту Ф-03.01.03
Додаток Д		 7.3.1 Орган з сертифікації повинен розглянути отриману інформацію (див. 7.2), щоб гарантувати, що:
a) інформація щодо клієнта та продукції є достатньою для процесу сертифікації;
b) будь-які відомі розбіжності у розумінні між органом з сертифікації та клієнтом вирішені, зокрема погодження щодо стандартів або інших нормативних документів;
c) заявлена сфера сертифікації (див. 3.10) визначена;
d) наявні засоби для виконання всех видів діяльності з оцінювання;
e) орган з сертифікації має компетентність і спроможність здійснювати сертифікаційну діяльність.
7.3.2 Орган з сертифікації повинен перевірити дані, щоб визначити, що запит клієнта щодо
сертифікації охоплює:
— тип продукції, або
— нормативний документ, або
— схему сертифікації,
стосовно яких орган з сертифікації не має попереднього досвіду.
Примітка. Продукція може вважатися того самого типу, якщо знання вимог, характеристик і технології щодо однієї продукції є достатніми для розуміння вимог, характеристик і технології іншої продукції.
7.3.3 У таких випадках (див. 7.3.2) орган з сертифікації повинен гарантувати, что він має компетентність і спроможність для усіх видів сертифікаційної діяльності, що необхідно виконати, і він зберігає записи щодо обґрунтування рішення провести сертифікацію.
7.3.4 Орган з сертифікації повинен відмовитися проводити конкретну сертифікацію, Якщо йому не вистачає будь-якої компетентності або він не має спроможності виконати таку сертифікаційну діяльність.
7.3.5 Якщо орган з сертифікації покладається на сертифікації, які вже були надані даному клієнту або іншим клієнтам, тоді орган з сертифікації, щоб не виконувати окремі види діяльності, повинен посилатися в своих записах на вже існуючу(-і) сертифікацію(-ї). На вимогу клієнта орган з сертифікації повинен забезпечити обґрунтування для виключення цих видів діяльності.
7.4.1 Орган з сертифікації повинен мати план діяльності з оцінювання, щоб управляти необхідними заходами.
7.4.2 Орган з сертифікації повинен призначати персонал для виконання кожного завдання з оцінювання, яке він виконує, використовуючи свои внутрішні ресурси.
7.4.3 Орган з сертифікації повинен забезпечити всю необхідну інформацію та/чи зробити документацію доступною для виконання завдань з оцінювання.
7.4.4 Орган з сертифікації повинен виконувати діяльність з оцінювання, яку він здійснює із залученням своих внутрішніх ресурсів, та повинен управляти ресурсами субпідряду відповідно до плану з оцінювання. Необхідно оцінити продукцію відповідно до вимог, які містить сфера сертифікації, та інших вимог, визначених схемою сертифікації.
7.4.5 Орган з сертифікації повинен покладатися только на ті результати з оцінювання, що стосуються сертифікації, завершеної до отримання заявки на сертифікацію, якщо він несе відповідальність за ці результати и пересвідчився, що орган, який виконував оцінювання, відповідає вимогам, що містяться в 6.2.2, и тим, що визначені схемою сертифікації.
7.4.6 Орган з сертифікації повинен інформувати клієнта про всі невідповідності.
7.4.7 Якщо виявлено одну або більше невідповідностей і клієнт висловлює зацікавленість в продовженні процесу сертифікації, орган з сертифікації повинен надати інформацію щодо додаткового оцінювання, необхідного для перевіряння того, що невідповідності були усунені.
7.4.8 Якщо клієнт погоджує виконання додаткових завдань з оцінювання, необхідно повторити процес, описаний в 7.4, щоб виконати додаткові завдання з оцінювання.
7.4.9 Результати усіх дій з оцінювання потрібно задокументувати до початку аналізування

4. Оцінювання

4.1 Прийняття рішення за заявкою

 Ф-03.01.04
Додаток Е
4.2. Відбір зразків продукції Інструкція по відбору та ідентифікації зразків продукції РІ-03.02.01 Додаток А План відбору зразків продукції.

Ф-03.02.01.01
Додаток Б Акт відбору зразків продукції.
4.3. Ідентифікація зразків продукції Додаток В План ідентифікації зразків продукції.

Ф-03.02.01.02

Додаток Г Акт ідентифікації зразків продукції.
4.4. Проведення оцінювання (випробувань) Організація та проведення випробувань
 		 СП-04.02 Ф-04.04.03 Додаток Б
4.5 Підготовка висновку за результатами оцінювання  
Процеси оцінювання продукції та оформлення результатів сертифікації 		 СП-03.02 Ф-03.02.02
Додаток Б
5. Аналізування даних та прийняття рішення за результатами сертифікації Ф-03.02.03
Додаток В		 Орган з сертифікації повинен призначити щонайменше одну особу для проведення аналізування всієї інформації и результатів оцінювання. Аналізування повинен виконувати персонал, який не був залучений до процесу оцінювання.
7.5.2 Рекомендації для прийняття рішення щодо сертифікації, засновані на аналізуванні, повинні бути задокументовані, якщо аналізування и прийняття рішення щодо сертифікації не виконувала та сама особа.
7.6.1 Орган з сертифікації повинен нести відповідальність за рішення щодо сертифікації та повинен підтримувати повноваження щодо їхнього прийняття.
7.6.2 Орган з сертифікації повинен призначити принаймні одну особу для прийняття рішення
щодо сертифікації на основі усієї інформації, отриманої в процесі оцінювання, її аналізування, а також будь-якої іншої застосовної інформації. Рішення щодо сертифікації повинна приймати особа або група осіб [наприклад, комітет (див. 5.1.4)], які не були залучені до процесу оцінювання (див. 7.4).
7.6.3 Особа(-и) [за винятком членів комітетів, призначені органом з сертифікації приймати рішення щодо сертифікації, повинні працювати на постійній основі в або за контрактом з:
— органом з сертифікації;
— організацією, що знаходиться під організаційним контролем органу з сертифікації.
7.6.4 Організаційний контроль органу з сертифікації може бути одним з таких:
— органу з сертифікації належить повна власність або більша частина власності іншої організації;
— органу з сертифікації належить більшість в раді директорів іншої організації;
— орган з сертифікації має задокументовані повноваження щодо управління іншою організацією в мережі юридичних осіб (до якої орган з сертифікації належить), пов’язаної правом власності або радою директорів.
7.6.5 Особи, що працюють в штаті або за контрактом з організаціями, що знаходяться під організаційним контролем, повинні відповідати тим самим вимогам цього стандарту, что и особи, що працюють в штаті або за контрактом з органом з сертифікації.
7.6.6 Орган з сертифікації повинен повідомити клієнту про своє рішення не надавати сертифікацію та повинен визначити причини для этого рішення.
6. Підготовка проекту сертифікату та його узгодження з Заявником Додаток Д. 7.7.1 Орган з сертифікації повинен надати клієнту офіційні документи щодо сертифікації, які чітко визначають або дозволяють ідентифікувати таке:
a) назву та адресу органу з сертифікації;
b) дату надання сертифікації (дата не повинна передувати даті прийняття рішення щодо сертифікації);
c) назву та адресу клієнта;
d) сферу сертифікації (див. 3.10);
e) термін дії або дату закінчення сертифікації, якщо дія сертифікації закінчується після встановленого періоду часу;
f) будь-яку іншу інформацію, якої вимагає схема сертифікації.
7. Оформлення та видача сертифіката Ф-03.02.05
Додаток Д
Ф-03.02.06
Додаток Е
8. Зміни, що впливають на сертифікацію Процеси оцінювання продукції та оформлення результатів сертифікації  СП-03.02   7.10.1 Якщо схема сертифікації вводить нові або змінені вимоги, що впливають на клієнта, орган з сертифікації повинен забезпечити, щоб все зміни були повідомлені всім клієнтам. Орган з сертифікації повинен перевірити впровадження змін клієнтами та вжити заходів, які вимагає схема сертифікації.
7.10.2 Орган з сертифікації повинен брати до уваги інші зміни, що впливають на сертифікацію, зокрема зміни, розпочаті клієнтом, та повинен визначати відповідну дію.
7.10.3 Дії щодо впровадження змін, що впливають на сертифікацію, за потреби повинні
охоплювати таке:
— оцінювання (див. 7.4);
— аналізування даних, отриманих під час оцінювання (див. 7.5);
— прийняття рішення (див. 7.6);
— видання змінених офіційних документів щодо сертифікації (див. 7.7) для розширення або
скорочення сфери сертифікації;
— видання документів щодо сертифікації щодо змін в діяльності з нагляду (якщо нагляд є частиною схеми сертифікації).
Такі дії повинні бути завершені відповідно до застосовних частин 7.4, 7.5, 7.6, 7.7 та 7.8. Записи повинні містити обґрунтування для виключення будь-яких із згаданих вище видів діяльності (наприклад, якщо змінена сертифікаційна вимога не є зміною вимоги до продукції, то діяльність з оцінювання, аналізування даних і прийняття рішення не потрібні).
9 Закінчення терміну дії, скорочення, призупинення або скасування сертифікації Процеси оцінювання продукції та оформлення результатів сертифікації  СП-03.02   7.11.1 Якщо за результатами нагляду або інакше була виявлена невідповідність до сертифікаційних
вимог, орган з сертифікації повинен розглянути та прийняти рішення щодо відповідних дій.
7.11.2 Якщо відповідна дія охоплює оцінювання, аналізування даних або прийняття рішення
щодо сертифікації, необхідно виконати вимоги відповідно до 7.4, 7.5 або 7.6.
7.11.3 Якщо сертифікація зупиняється (за запитом клієнта), призупиняється або скасовується, орган з сертифікації повинен вжити заходів, визначених схемою сертифікації, і внести всі необхідні зміни до офіційних документів щодо сертифікації, публічної інформації, дозволів щодо використання знаків тощо для того, щоб забезпечити унеможливлення посилання на те, що продукція залишається сертифікованою. Якщо сфера сертифікації скорочується, орган з сертифікації повинен вжити заходів, визначених схемою сертифікації, і внести усі необхідні зміни до офіційних документів щодо сертифікації, публічної інформації, дозволів щодо використання знаків тощо для того, щоб забезпечити, що про скорочену сферу наявно має бути повідомлено клієнту и чітко визначено в офіційних документах щодо сертифікації та у публічній інформації.
7.11.4 Якщо сертифікація призупинена, орган з сертифікації повинен призначити одну особу або більшу кількість персоналу, щоб сформулювати та повідомити клієнту таке:
— дії, необхідні для закінчення призупинення і поновлення сертифікації для продукції відповідно до схеми сертифікації;
— будь-які інші дії, яких вимагає схема сертифікації.
Зазначений персонал повинен бути компетентним щодо знань та розуміння усіх аспектів поводження з призупиненими сертифікатами (див. 6.1).
7.11.5 Будь-які оцінювання, аналізування даних або прийняття рішення, що є необхідними
для рішення щодо призупинення сертифікації або тих дій, яких вимагає схема сертифікації, потрібно виконати відповідно до застосовних частин 7.4, 7.5, 7.6, 7.7.3, 7.9 та 7.11.3.
7.11.6 Якщо сертифікація була поновлена після призупинення, орган з сертифікації повинен внести всі необхідні зміни до офіційних документів щодо сертифікації, публічної інформації, дозволів щодо використання знаків тощо, щоб забезпечити наявність усіх відповідних посилань на те, що продукція продовжує бути сертифікованою. Якщо рішення скоротити сферу сертифікації було прийнято як умова поновлення, орган з сертифікації повинен внести всі необхідні зміни до офіційних документів щодо сертифікації, публічної інформації, дозволів щодо використання знаків тощо для забезпечення того, что про скорочену сферу сертифікації наявно було повідомлено клієнту та чітко визначено у офіційних документах щодо сертифікації та в публічній інформації.

1 Попередній розгляд 

Заявник звертається в ОС з попереднім запитом щодо можливості проведення сертифікації продукції за схемою 3 (електронна пошта, телефонний зв'язок, лист). За цим запитом представник ОС проводить переговори з Заявником з метою роз'яснення правил та порядку сертифікації, орієнтовної вартості та термінів робіт, заявнику надається інформація щодо форми заявки та переліку необхідних документів, а також порядку розгляду скарг та апеляцій.

В разі досягнення попередньої домовленості, Заявник направляє в ОС заявку, заповнену за встановленою формою, та комплект необхідних документів.
 

2.1 Укладання договору

ОС укладає з Заявником договір (контракт) на проведення робіт з оцінки відповідності (сертифікації продукції), який має юридичну силу та визначає відповідальність ОС УНДІРТ та Заявника.
Одночасно з подачею заявки до ОС подається частина технічної документації, з тим, щоби ОС міг оцінити обсяг робіт та укласти договір. Решта необхідної документації подається разом зі зразками для випробувань та у процесі випробувань.
Начальник ВЦ або його заступник до укладання договору проводять аналізування заявки, вимог замовника та технічної документації, яка була надана одночасно з заявкою, для того, щоб встановити, наскільки вимоги чітко визначені, задокументовані та зрозумілі, чи має ВЦ можливості та ресурси для виконання роботи. При визначенні здатності ВЦ виконати замовлені роботи враховується наявність у ВЦ необхідного вимірювального обладнання, кваліфікованого персоналу, методик та методів випробувань, що загалом здатне забезпечити точність, простежуваність та достовірність випробувань, достатність наданого комплекту документації та інформації, що в ній вказана. 

2.2 Прийняття заявки

Заявка на проведення сертифікації продукції за схемою 2, яка повинна бути заповнена за встановленою формою (додатки А, Б) та додаткові документи надаються Заявником керівнику ОС (ООВ) на розгляд.
Примітка. Допускається попередньє надсилання Заявником заповненої форми заявки в електронному вигляді по E-mail. Заявник не звільнюється від необхідності надіслати оригінал заявки, якщо ії не було підписано кваліфікованим електронним підписом (відповідає вимогам Закону України № 2155 «Про електронні довірчі послуги»).
Керівник ОС пересвідчується, що заявка містить всю необхідну інформацію для здійснення сертифікації, а також виконує попередній аналіз спроможності ОС виконати заявлену роботу. В разі позитивних результатів попереднього аналізування керівник ОС ставить в лівому верхньому куті заявки візу та передає заявку відповідальному співробітнику ВГД для початку робіт за нею, з зазначенням відповідального виконавця за цією роботою.
Відповідальний співробітник ВГД перевіряє правильність оформлення заявки і, у разі відсутності невідповідностей, реєструє її у програмі АРМ ОС "Реєстрація заявок".
Під час реєстрації заявки в програмах АРМ відповідальний співробітник ВГД зазначає в АРМ відповідального виконавця в роботі за цією заявкою.
Після реєстрації заявки представнику Заявника за допомогою програми АРМ ОС "Реєстрація заявок" надсилається лист з номером заявки та додатковою контактною інформацією.
У разі виявлення невідповідностей в оформленні заявки, вона повертається Заявнику на дооформлення, відповідна інформація реєструється співробітниками ВГД.
Якщо подана заявка не відповідає сфері акредитації ОС, вона повертається Заявнику з відмовою в реєстрації.
Під час підготовки до сертифікації продукції, Заявник демонструє, що він несе відповідальність за забезпечення того, що продукція відповідає вимогам сертифікації.
ОС вимагає від Заявника підписання сертифікаційної угоди, яка є додатком до заявки на проведення сертифікації, яка визначає сертифікаційну діяльність та відповідальність ОС та Заявника.

 

3.1 Розгляд заявки

Зареєстрована заявка є підставою для початку робіт.
Зареєстрована заявка на проведення сертифікації продукції або оцінки відповідності передається на розгляд керівнику ВГВ шляхом її надсилання на електронну адресу групи ВГВ.
Керівник ВГВ при розгляді заявки повинен пересвідчитись, що:
- інформація щодо Заявника та продукції, яка заявляється на сертифікацію, достатня для проведення робіт;
- будь-які розбіжності між ОС та Заявником щодо проведення сертифікації усунені;
- визначена заявлена сфера сертифікації;
- визначена схема сертифікації;
- ОС має здатність виконати діяльність всіх видів оцінки;
- ОС має необхідну компетентність і спроможність для проведення сертифікації за обраною схемою.
За результатами розгляду та аналізування заявки готується результати розгляду (додаток Б до СП-03.03). ОС забезпечує відповідність сфери сертифікації, яка визначена в заявці, протягом оформлення всієї задокументованої інформації, яка готується в процесі сертифікації та оцінки відповідності, в тому числі в сертифікатах відповідності.

Якщо заявка оформлена неправильно або відсутня потрібна інформація, то це доводиться до відома Заявника і заявка ним переоформлюється. ВГВ також проводить експертизу наданої Заявником додаткової інформації, яка наведена в опитувальному листі (додаток А до СП-03.03).

Під час аналізування заявки керівник ВГВ визначає наявність попереднього досвіду ОС проведення робіт з сертифікації стосовно певної продукції та нормативних документів (технології виробництва). В разі відсутності попереднього досвіду ОС, керівник ВГВ визначає необхідні заходи для забезпечення впевненості в тому, що ОС здатен виконати роботи з сертифікації, наприклад, проводиться визначення НД на продукцію з урахуванням діючої законодавчої бази.

Якщо визначено, що ОС не може провести роботи з сертифікації за заявкою (зокрема в разі відсутності попереднього досвіду), то ОС направляє Заявнику лист з відмовою в проведенні робіт з зазначенням причини відмови.

Члени групи аудиту інформуються про участь у відповідній роботі за допомогою програми АРМ "Реєстр сертифікатів ОС".

Голова групи аудиту на основі інформації, яка наведена в заявці на сертифікацію продукції, визначає ВЛ (ВЦ), де будуть проводитися сертифікаційні випробування, та складає рішення за заявкою, в якому наводяться всі етапи робіт з сертифікації продукції.

Якщо на сертифікацію заявлена продукція іноземного виробника і для надання зразків цієї продукції на випробування Заявнику необхідно провести митне оформлення продукції, то ОС УНДІРТ може надати лист в митні органи України, в якому вказується необхідність відбору зразків продукції для проведення випробувань з метою сертифікації, а також номер заявки або договору на проведення сертифікації.

Якщо за результатами експертизи документації виявлено її недостатність чи невідповідність, то про це повідомляється Заявник, який у визначений термін повинен надати необхідні документи або привести їх у відповідність.
 

3.2 Видання наказу про призначення групи аудиту

Керівник ВГВ з урахуванням специфіки заявленої продукції надає, в разі необхідності (якщо відсутній діючий наказ або неможливо його використовувати), ВГД пропозиції для підготовки проекту наказу (додаток Д) на призначення групи аудиту для проведення робіт з сертифікації продукції, який потім передається на затвердження керівнику ОС.

 

4.1 Прийняття рішення за заявкою

Головою групи аудиту, на основі результатів проведеного розгляду заявки та іншої доречної інформації, готується рішення за заявкою (план дій з оцінювання), в якому вказуються процеси оцінки (етапи) та подальшого (у разі необхідності) підтвердження відповідності, з зазначенням відповідальності за кожний з процесів (етапів) згідно з додатком Е.
ОС може врахувати результати сертифікації, яка була надана раніше, та не виконувати певні етапи оцінювання, в такому випадку ОС документально посилається на таку сертифікацію, а також наводить обґрунтування для виключення цих етапів оцінювання в рішенні за заявкою.
В тому випадку, якщо сертифікація Заявнику була надана іншим органом з сертифікації, ОС може використати її результати в своїй роботі тільки на підставі договору про співпрацю та взаємне визнання результатів сертифікації з цим ОС.
Орган з сертифікації визначає вимоги, що стосуються відбору зразків, випробування, які становлять основу застосовуваної схеми сертифікації.
В разі необхідності надання пояснень щодо застосування нормативних документів для конкретної схеми сертифікації, вони можуть бути сформульовані Технічним комітетом ОС УНДІРТ.
За допомогою програми "Журнал реєстрації заявок" проект Рішення надсилається Заявнику для узгодження, в тому числі узгодження субпідрядників, яких ОС планує залучити до роботи (ВЛ/ВЦ з затвердженого переліку субпідрядників), а також нормативних документів, на відповідність яким планується проведення сертифікації. В разі незгоди Заявника з проектом рішення, в тому числі з обраною ВЛ (ВЦ), він повідомляє про це ОС в будь-який зручний для нього спосіб: телефонним дзвінком, електронною поштою, повідомленнями у месенджерах. В разі згоди Заявник надсилає до ОС зразки продукції.
Узгоджене Рішення підписує керівник групи аудиту.
Після підписання Рішення його примірники розсилаються в ВЛ (ВЦ), яка(ий) буде проводити сертифікаційні випробування. Заявнику надсилається сканкопія підписаного Рішення.
ОС проводить оцінювання шляхом виконання:
- відбору зразків продукції;
- ідентифікації зразків продукції;
- випробувань кожного виробу з метою підтвердження відповідності вимогам стандартів, які вказані в рішенні.
Результати вібору, ідентифікації та випробувань зразкіів продукції оформлюються протоколами.
 
4.2 Відбір зразків продукції

Відбір зразків продукції для випробувань здійснюється відповідно до Рішення за заявкою. Відбір зразків продукції здійснюється групою аудиту ОС. Зразки продукції для випробувань можуть відбиратися за пропозицією Заявника: зі складу, митниці, з виробничих потужностей та з інших місць, де вони можуть знаходитися. Для відбирання зразків продукції можуть використовуватися: статистичні методи згідно з рекомендаціями ДСТУ ISO 2859-1-2001 у разі наявності відповідної партії продукції, або метод випадкового вибору зразка продукції, які визначають фактори, які треба контролювати для забезпечення впевненості в достовірності результатів випробування.  Якщо замовник вимагає інформацію стосовно відхилень, доповнень або винятків порівняно з документованою процедурою відбирання зразків продукції, вони докладно реєструються разом з відповідними даними відбирання зразків продукції, а також повідомляються відповідному персоналу. Кількість зразків продукції, що повинні бути відібрані для проведення випробувань, визначається рішенням ОС залежно від методів випробувань та комплектності зразка продукції, що забезпечує його функціонування. 

В разі необхідності під час відбирання зразків продукції у приміщеннях Виробника (Заявника), допускається використання дистанційного методу відбирання зразків продукції шляхом застосування засобів інформаційних та комунікаційних технологій (SKYPE, ZOOM, Viber, TELEGRAM). Під час дистанційного відбирання ОС забезпечує конфіденційність процесу та його відповідність IAF MD 4:2022 та вимогам цієї робочої інструкції.
Методологія застосування дистанційного методу відбирання зразків продукції
- Застосування дистанційного методу відбирання зразків продукції можливе за умови взаємної згоди між ОС УНДІРТ та Заявником, рішення щодо дистанційного аудиту приймається після надходження до ОС УНДІРТ відповідного запита від Заявника.
- До складу групи аудиту повинен входити аудитор, який вже виконував дистанційний метод відбирання зразків продукції, тобто який знайомий із практикою його проведення.
- Умови, за яких можливо застосування дистанційного методу відбирання зразків продукції:
               наявність форс-мажорних обставин;
               проїзд до Заявника або конкретного місця розташування продукції не є можливим (наприклад, з міркувань безпеки, обмежень щодо поїздок тощо);
               нестабільна або небезпечна для групи аудиту ситуація в місці розташування продукції.
- ОС забезпечує наявність на місці відбирання зразків продукції відповідних плана
(Додаток А до РІ-03.02.01). Відібрані зразки продукції повинні бути укомплектовані згідно з вимогами НД, опломбовані, упаковані в тару, що опечатується або обклеюється паперовою стрічкою з логотипом ДП "УНДІРТ". Доставка зразків для проведення випробувань здійснюється представником ОС або представником Заявника, або за допомогою кур’єрскої служби (Нова пошта, DHL та інші).
- Результат відбору зразків продукції оформлюється актом відбору зразків продукції (Додаток Б до РІ-03.02.01). Акт підписується представником ОС, який визначений наказом керівника ОС на призначення групи аудиту, та представником підприємства-виробника (Заявника). Акт відбору зразків продукції оформлюється у трьох примірниках та підписується групою аудиту, що провела відбір, і представником Заявника, у присутності якого проходив відбір. По одному примірнику акту відбору зразків продукції передається кожній випробувальній лабораторії (випробувальному центру), яка буде проводити випробування, ще по одному передається Заявнику та ОС.
- Якщо за проханням заявника до процедури відбору зразків продукції були внесені будь-які доповнення, винятки або зроблені відхили, інформація стосовно цього реєструється на зворотній стороні акту відбору зразків продукції.

4.3 Ідентифікація зразків продукції
Процедурі ідентифікації підлягають зразки продукції, які відібрані для випробувань згідно з актом відбору. Ідентифікація зразків продукції здійснюється представниками ВЦ (ВЛ) згідно з Планом ідентифікації зразків продукції (Додаток В до РІ-03.02.01) з залученням, за необхідності, відповідального виконавця ОС. 
Ідентифікація відібраних зразків продукції проводиться у такій послідовності:
а) звіряється стан і комплектність зразків, відібраних відповідно до акту відбору зразків продукції;
б) звіряється з технічною документацією повна назва виробу, яка нанесена на виробі і на упаковці;
в) звіряються заводські номери на зразках продукції з зазначеними в акті відбору зразків продукції (якщо застосовно);
г) звіряються зовнішні ознаки виробу (розташування органів управління, з'єднувачів, індикаторних пристроїв та інш. ) відповідно з їх позначенням у технічній документації;
д) звіряється з технічною документацією версія програмного забезпечення (якщо застосовно).

У разі необхідності допускається розбирання зразка продукції до певного ступеня, залежно від конструкції та особливостей даного виду продукції. Результати ідентифікації зразків продукції оформлюються актом ідентифікації зразків продукції (Додаток Г до РІ-03.02.01). Акт оформлюється у 2-х примірниках, який підписується особами, що провели ідентифікацію, один з примірників передається в ОС, другий — залишається у ВЦ. Про негативні результати ідентифікації ОС повідомляє Заявника, який для продовження робіт з сертифікації повинен усунути всі зауваження, що виникли при проведенні ідентифікації. Для зразків продукції з нової партії, яка порівнюється з аналогічною партією, що пройшла випробування та була сертифікована раніше, використовується задокументована інформація, що була складена під час проведення сертифікації попередньо наданих зразків продукції, у тому числі протокол(и) випробувань. Будь-яка інформація щодо зразків (їх технічний стан, вигляд, маркування, упаковка або інше), яка, на думку особи, що проводить ідентифікацію або порівняння, може вплинути на подальші роботи з підтвердження відповідності, має бути зазначена в графі "Додаткова інформація". ВЦ уникає погіршення характеристик, втрати або ушкоджень зразків продукції для випробовування під час їх зберігання, поводження з ними та готування.

4.4. Проведення оцінювання ( випробувань)

 ОС проводить оцінювання шляхом виконання:
експертизи наданої Заявником документації,
сертифікаційних випробування відібраних зразків продукції.

Якщо при оцінюванні виявлені невідповідності, то про це письмово повідомляється Заявник, який визначає для себе доцільність проведення коригувальних дій з метою усунення виявлених невідповідностей. Якщо Заявник письмово повідомляє ОС УНДІРТ про недоцільність проведення коригувальних дій або протягом місяця не надає жодної відповіді, відповідальний виконавець ОС готує рішення щодо неможливості видачі сертифіката відповідності та ознайомлює з ним Заявника. На час проведення підприємством- Заявником коригувальних дій з метою усунення невідповідностей орган з сертифікації припиняє роботи. Для продовження робіт Заявник повинен надати органу з сертифікації документи, які підтверджують проведення коригувальних заходів. Коригувальні заходи розглядаються відповідальними виконавцями ОС та випробувальної лабораторії, а також проводяться додаткові випробування доопрацьованих зразків з урахуванням раніше проведених випробувань. В окремих випадках достатнім може бути надання лише документів, частин виробу або комплектувальних виробів. Як правило, це стосується зауважень до маркування або інструкцій, застережливих написів (можуть надаватися фотографії). У разі спірності питання щодо результативності коригувальних заходів, розглядає та приймає рішення щодо продовження робіт з сертифікації Рада ОС УНДІРТ. Розгляд та прийняте рішення оформлюються протоколом. Якщо невідповідності усунені, то роботи з сертифікації продовжуються.

Сертифікаційних випробування відібраних зразків продукції.
Підставою для проведення випробувань є запит, який міститься в  рішенні ОС за заявкою на проведення сертифікації.
Для початку випробувань продукції керівник ВГД ОС УНДІРТ передає до ВЦ затверджене керівником ОС рішення за заявкою на проведення сертифікації. Передача відбувається шляхом розміщення рішення ОС за заявкою у відповідному каталозі на сервері. (Рішення підписується КЕП керівника групи аудиту ОС та начальника ВЦ (або його заступником). Рішення ОС за заявкою на сертифікацію реєструється в АРМ  "Планування випробувань" начальником ВЦ або його заступником. 
Випробування, тобто експериментальне визначення кількісних та якісних параметрів (характеристик) продукції в процесі її функціонування, проводяться в ВЦ (ВЛ) групами з випробувань, які мають відповідне уповноваження, обгрунтоване необхідною кваліфікацією, освітою, досвідом та майстерністю, на підставі завдань, що видані начальником ВЦ (внесені до програми АРМ Планування випробувань). Якщо заявлена продукція складна для транспортування, великогабаритна або потребує монтажу на місці експлуатації, випробування можуть проводитись в приміщеннях виробника. При цьому приміщення виробника повинні мати необхідне обладнання, яке відповідає встановленим вимогам, та забезпечувати необхідні умови для проведення випробувань.
Результати випробувань продукції, якими є виміряні значення, розраховані величини за результатами вимірів, а також результати візуальної перевірки, їх аналіз та оцінка встановлюють відповідність (невідповідність) продукції вимогам чинних нормативних документів, які на неї поширюються.
Результати випробувань реєструються у протоколах з урахуванням вимог ДСТУ EN ISO/IEC 17025. Вони містять всю інформацію, необхідну замовнику та достатню для використовуваного методу і тлумачення результатів випробувань, а також містять додаткову інформацію відповідно до вимог стандарту ДСТУ EN ISO/IEC 17025.
Примірники протоколів випробувань направляються:
- Заявнику (на папері або сканований документ у форматі .pdf з захистом від внесення змін);
- в орган з сертифікації в електронному форматі, затвердженому КЕП, для збереження в архіві ОС;
- в ВЦ в електронному форматі, затвердженому КЕП, для збереження в архіві ВЦ.
Протоколи випробувань, що виконані за рішеннями ОС УНДІРТ, зберігаються не менше 10 років з забезпеченням умов зберігання та конфіденційності. Крім того збереженню підлягають зареєстровані дані первинних спостережень та достатній обсяг інформації для того, щоб була можливість перевірити дані калібрування, дані про персонал та копії кожного протоколу випробувань.
 

 

4.5 Підготовка висновку за результатами оцінювання

Висновок за результатами оцінювання (сертифікації)  готується групою аудиту після проведення аналізування протоколу випробувань (Акту порівняльного аналізу, протоколу контрольних випробувань). Висновок за результатами оцінювання (сертифікації) узгоджується з ВГВ.

Висновок за результатами сертифікації/оцінювання надається групою аудиту на розгляд керівнику ОС та є підставою для прийняття рішення за результатами сертифікації продукції.

5. Аналізування даних  за результатами сертифікації

Аналізування інформації та даних, які отримані в процесі оцінювання, проводить керівник ОС або його заступник (в разі участі керівника ОС в процесі оцінювання або у разі його відсутності). Призначення для виконання цієї діяльності відбувається наказом про призначення групи аудиту для проведення робіт за заявкою.
Аналізування інформації та даних, які отримані в процесі оцінювання, проводиться на основі задокументованих результатів всіх дій з оцінювання.
Під час аналізування даних проводиться: аналіз відповідності виконаних робіт рішенню за заявкою, аналізування протоколу випробувань.

5 Рішення щодо сертифікації

Винесення рішення щодо сертифікації проводиться тільки безпосередньо ОС УНДІРТ. Рішення щодо сертифікації приймає керівник ОС або його заступник (в разі відсутності або участі в процесі сертифікації керівника ОС). Рішення приймається на основі всієї інформації, що була отримана під час оцінювання та аналізування, а також будь-якої додаткової інформації. Результати оцінювання оформлюються рішенням про видачу сертифіката (додаток В), у якому наводяться проведені етапи робіт та їх результати, а також приймається рішення щодо відповідності (невідповідності) заявленої продукції встановленим вимогам та можливості (неможливості) видачі сертифіката відповідності.

У разі прийняття рішення про видачу сертифікатів відповідності, співробітник ВГД оформлює проект сертифікату та направляє його голові групи аудиту та відповідальному виконавцю для передачі Заявнику на узгодження.

 

6 Документи за результатами сертифікації

Проект сертифіката відповідності після його узгодження відповідальним виконавцем з Заявником направляється в ВГД для реєстрації та друку. Форма сертифіката відповідності ОС УНДІРТ наведена в додатку Д.
Сертифікат відповідності може бути оформлений одночасно на двох мовах: українській та англійській, за відповідним запитом, що наводиться у п. 4 заявки на проведення сертифікації продукції.
Перед тим, як видати сертифікат відповідності (або додаток до нього, який оформлюється за результатами наглядання), відповідальний виконавець ВГД повинен пересвідчитися, що рішення надати або розширити сферу сертифікації було прийняте, сертифікаційні вимоги виконані, сертифікаційна угода підписана.
Видача сертифіката відповідності виконується відповідальним співробітником ВГД будь-яким зручним для Заявника засобом.
ОС видає сертифікат відповідності з терміном дії до одного року.

7. Оформлення та видача сертифіката;

ОС в межах сертифікації продукції не надає Заявнику права маркувати свою продукцію будь-яким знаком або логотипом.
Перед тим, як видати сертифікат відповідності (або додаток до нього, який оформлюється за результатами наглядання), відповідальний виконавець ВГД повинен пересвідчитися, що рішення надати або розширити сферу сертифікації було прийняте, сертифікаційні вимоги виконані, сертифікаційна угода підписана.
Видача сертифіката відповідності виконується відповідальним співробітником ВГД будь-яким зручним для Заявника засобом.

 

8 Зміни, що впливають на сертифікацію

У разі зміни вимог, на відповідність яким була проведена сертифікація продукції, ОС повідомляє Заявника про цю зміну. В разі необхідності для перевірки відповідності Заявника зміненим вимогам ОС може запровадити оцінювання; аналізування даних, отриманих під час оцінювання; прийняття рішення; видання змінених офіційних документів щодо сертифікації для розширення або скорочення сфери сертифікації; видання документів щодо сертифікації, щодо змін в діяльності з наглядання (якщо наглядання є частиною схеми сертифікації).

Дії ОС стосовно змінених вимог завершуються відповідно до застосовних етапів проведення сертифікації. ОС УНДІРТ реєструє всю інформацію стосовно своїх дій під час реагування на зміну вимог, а також наводить обґрунтування виключення певних етапів сертифікації.

9 Закінчення терміну дії, скорочення, призупинення або скасування сертифікації

9.1 Анулювання сертифікату відповідності
У разі необхідності анулювання сертифікату оформлюється сповіщення (лист) для власника сертифікату та рішення про анулювання відповідного сертифікату (додаток И). Анульований сертифікат та всі його додатки і копії повертаються до ОС.
В разі допущення граматичної помилки або необхідності коригування тексту в сертифікаті відповідності за обґрунтованою вимогою Заявника ОС може переоформити сертифікат відповідності. Для переоформлення сертифікату Заявник звертається в ОС з офіційним запитом та надсилає відповідний сертифікат з додатками та копіями до нього. ОС УНДІРТ вносить відповідні зміни в програмах АРМ ОС та оформлює новий сертифікат, при цьому номер сертифіката і термін дії залишаються незмінними.

9.2 Призупинення дії сертифіката відповідності
Призупинення дії сертифіката відповідності відбувається за рішенням ОС і можливе у разі:
- встановлення умов, що можуть привести до випуску продукції, яка не відповідає вимогам нормативних документів;
- порушення термінів виконання коригувальних заходів;
- порушення виконання умов сертифікаційної угоди;
- відсутності тривалий час (більше 6 місяців) випуску сертифікованої продукції.
В разі необхідності призупинення дії сертифікату відповідності ОС здійснює такі заходи:
- призначає відповідального виконавця із співробітників, які входять до складу ОС, для проведення робіт в разі призупинення;
- інформує про зупинку та відновлення сертифікату зацікавлені організації (НКЕК, митна служба, споживачі) шляхом розміщення відповідної інформації на сайті;
- інформує Заявника про дії, які необхідні для закінчення призупинення і поновлення сертифікації;
- встановлює терміни виконання коригувальних заходів та контролює їх виконання.
Якщо для виконання заходів стосовно призупинення сертифікації ОС приймає рішення щодо відповідних дій, які охоплюють оцінювання, аналізування даних або прийняття рішення щодо сертифікації, ОС виконує процедури, які викладені в пунктах 3.3.-3.5 СП-03.02.
Заявник повинен провести коригувальні заходи для усунення невідповідностей, визначити причини виникнення невідповідностей, провести їх аналіз та розробити запобіжні заходи.
Сертифікат відповідності призупиняється не більше, ніж на 6 місяців.

9.3 Поновлення дії та скорочення сфери сертифіката відповідності
Поновлення дії сертифіката відповідності відбувається за рішенням ОС про поновлення сертифікації в разі, якщо Заявник усунув причини, які призвели до призупинення сертифікації в установлені терміни.
В разі поновлення призупиненої сертифікації ОС вносить всі необхідні зміни до офіційних документів щодо сертифікації, публічної інформації тощо, щоб забезпечити наявність усіх відповідних посилань на те, що продукція продовжує бути сертифікованою.
Якщо рішення скоротити сферу сертифікації було прийнято як умова поновлення, орган з сертифікації вносить всі необхідні зміни до офіційних документів щодо сертифікації, публічної інформації тощо для забезпечення того, що про скорочену сферу сертифікації явним чином було повідомлено клієнту та чітко визначено у офіційних документів щодо сертифікації та в публічній інформації.
Скорочування сфери сертифікації відбувається у тому випадку, коли порушуються вимоги сертифікації або частина сфери сертифікації не відповідає встановленим вимогам, та Заявник не здатний довести її відповідність у встановлений період. Крім того скорочення сфери сертифікації може бути проведене за бажанням Заявника.
Для розширення сфери сертифікації Заявник повинен подати заявку до ОС, після чого ОС вживає відповідні заходи з сертифікації продукції: оцінювання, аналізування даних; отриманих під час оцінювання; прийняття рішення; видання змінених офіційних документів щодо сертифікації для розширення сфери сертифікації; видання документів щодо сертифікації щодо змін в діяльності з нагляду (якщо нагляд є частиною схеми сертифікації).
На запит будь-якої сторони ОС повідомляє інформацію про статус призупиненої, скороченої або анульованої сертифікації Заявника.
В разі закінчення терміну дії наданої сертифікації для її поновлення Заявник повинен надати заявку на проведення сертифікації за 1 місяць до закінчення її терміну дії.